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徐州医科大学采购管理办法(试行)
2017-02-17 15:19   审核人:

 

【徐医大〔2016〕134号】

第一章 总  

第一条 为规范学校采购行为,加强采购管理,维护学校利益,防范采购风险,根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关法律法规和政策,结合学校实际,修订此前相关规定形成本办法。

第二条 本办法所称采购项目包括货物类、工程类和服务类采购项目。

本办法所称货物类采购项目,包括教学科研设备、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书资料、教材、软件、教学用品、办公用品、家具、其它大宗物资等。

本办法所称工程类采购项目,包括新建、改建、扩建等基建工程,拆除、维修、改造、装饰、装修等修缮工程,并包括与工程相关的勘察、设计、施工、监理、代理,以及与工程建设有关的设备、材料等。

本办法所称服务类采购项目,包括餐饮商贸、物业管理、保洁、安保、门面房租赁、绿化养护、防虫除害、安全监测、车辆驾驶、保险、学生公寓用品、各类服装生产加工等服务外包项目等。

同一采购项目含有货物、服务、工程等不同采购对象的(即混合类),根据占项目资金比例最高的采购对象确定项目归口管理属性。

第三条 本办法所指采购主管部门为招投标工作办公室(以下简称为招标办),归口管理部门包括国有资产管理处(以下简称国资处)、基本建设管理处(以下简称基建处)、后勤管理处(以下简称后勤处)、西校区综合管理办公室(以下简称西校综合办),协同部门为相关业务部门。

第四条 学校采购活动应当遵循统一领导、分工负责、集体决策、规范公开、公平公正、诚实信用的原则。

第二章 组织机构及职责

第五条 学校招投标工作领导小组为全面负责学校采购工作的领导机构。

招投标工作领导小组主要职责为:宏观管理并指导全校的采购工作;审议学校关于采购工作的规章制度;裁定采购工作中的争议和问题。

第六条 采购主管部门代表学校从事采购工作的组织与管理,主要职责为:

(一)在学校招投标工作领导小组领导下,贯彻执行政府采购和招投标法律法规和政策,制定并执行学校采购规章制度,指导归口管理部门、二级单位限额自行采购工作;

(二)核查采购项目立项材料和采购文件的完备性和规范性;

(三)发布采购公告、采购文件;

(四)接受投标报名;

(五)组织资格审查;

(六)组织答复疑问、踏勘现场;

(七)接受投标;

(八)建立、维护评审专家库,配合监察部门随机抽取选定评审专家,通知评审专家出席评标会;

(九)按照规定程序组织开标、评标活动;

(十)发布采购结果公示;

(十一)处理供应商(投标人)对采购活动的质疑;

(十二)颁发中标通知书;

(十三)采购材料的整理及归档;

(十四)管理并规范使用学校合同专用章;

(十五)合同统一编号、登记、存档等管理工作。

第七条 采购项目根据主要内容分别由相应的归口管理部门负责。国资处负责货物类及相应工作范围内的服务类采购项目;基建处负责新建、改建、扩建等工程类采购项目;后勤处、西校综合办分别负责相应工作范围内的修缮、改造等工程类采购项目及服务类采购项目;涉及图书资料、教材、软件等货物类采购项目,公寓用品、安保、服装生产加工等服务类采购项目,相关业务部门为联席论证、会签合同的协同部门。

第八条 归口管理部门主要职责为:

(一)牵头负责制定年度采购计划;

(二)负责项目采购前的论证、报批立项及依据计财部门的预算落实资金等工作;

(三)编制采购文件,报送审计部门审核,必要时同时送学校法律顾问审核;

(四)负责配合采购主管部门进行项目答疑;

(五)必要时组织供应商(潜在投标人)对采购项目进行现场踏勘;

(六)参与开标;

(七)负责督促中标供应商缴纳履约保证金;沟通落实合同条款,报送审计部门审核,必要时同时报送学校法律顾问审核;组织与中标供应商签订合同,送合同管理部门盖章;

(八)负责执行合同、组织项目验收、参与项目结算等事宜。

第九条 协同部门主要职责为:

(一)        配合归口管理部门制定年度采购计划;

(二)        参与对拟采购项目的前期考察调研;

(三)        联合归口管理部门提出采购项目申请;

(四)        编制项目采购需求,配合归口管理部门编制采购文件;

(五)        配合归口管理部门沟通落实合同条款;

(六)        与归口管理部门会签采购合同;

(七)        参与执行合同和项目验收;参与项目结算等事宜。

第十条 用户单位主要职责为:

(一)提出采购项目申请;

(二)        对拟采购项目进行前期考察调研;

(三)        提出采购需求;

(四)        参与执行合同和项目验收;参与项目结算等事宜。

第十一条 学校设采购监督小组,成员由纪检、监察、审计、计财等部门人员组成。其主要职责为:

(一)建立和健全采购工作监督约束机制和制度;

(二)计财部门负责对采购项目的计划、预算及资金到位情况进行核实;

(三)审计部门负责对采购项目是否履行有关审计规定进行审核;

(四)纪检、监察部门负责对采购项目从立项申请到合同执行、验收付款全过程进行监督 。

 

第三章 采购组织形式

第十二条 采购分为政府集中采购和学校组织采购。其中,学校组织采购分为学校集中采购和二级单位自行采购。适用范围如下:

()       政府集中采购

省级政府集中采购目录之内、采购限额标准(100万元)以上的货物和服务类项目原则上委托政府集中采购机构采购。

单项预算金额100万元以上的工程类项目参照省相关文件规定执行。

()       学校组织采购

1.学校集中采购

学校集中采购的范围包括省级政府集中采购目录之内、限额标准(100万元)以下、预算金额单价5000元及以上或批量2万元及以上的货物类采购项目(详见附件《徐州医科大学集中采购目录》),10万元及以上的工程类采购项目,5万元及以上的服务类采购项目 。

省级政府集中采购目录之外、采购限额标准以上的项目可由学校集中采购,也可委托社会代理机构采购。

学校集中采购由采购主管部门负责组织实施。

2.二级单位自行采购

货物类预算金额在学校集中采购限额以下的项目(学校集中采购配置项目除外),可由各二级单位自行组织采购。工程类、服务类预算金额在学校集中采购限额以下的项目,由归口管理部门负责组织实施。适用范围如下:

(1)货物类采购严格执行《徐州医科大学集中采购目录》,目录外项目且预算单价不足5000元、批量不足2万元的,经归口管理部门核准后,二级单位和部门可通过网上商城采购、市场采购等形式自行实施

(2)工程类单项预算10万元以下的项目,可由归口管理部门在学校招标确定的中标单位中按程序自行选定,或由归口管理部门邀请三家以上有资质的单位参与竞标,确定中标方并签订合同后予以实施。

(3)服务类单项预算5万元以下项目,可由用户单位协同归口管理部门通过竞标等形式选定供应商,签订合同后实施。

第十三条 政府集中采购和学校组织采购,可根据采购项目类别及归口管理部门需求委托代理公司进行。代理公司应为学校通过招标确定的签约单位或徐州市政府采购业务监管部门推荐的经招标确定的签约单位。

第四章  采购方式

第十四条 学校集中采购方式包括:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。

第十五条 公开招标是指学校以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标。公开招标应作为学校集中采购的主要方式。以下情形原则上使用公开招标方式采购:

(一)批量预算金额在 10 万元及以上、单项在5万元及以上的货物类采购项目;评估价在2万元及以上的资产处置(废旧物资处理)项目;各类门面房的经营性招租。

(二)预算金额在 10 万元及以上的工程类采购项目。其中预算金额10万元以上30万元以下的工程项目,确因急需并经分管校领导批准,可在经公开招标选定的施工单位中,由招标办组织采取协议供货形式竞标产生。

(三)预算金额在5万元及以上的服务类采购项目。

第十六条 邀请招标是指学校以投标邀请书的方式依法从符合相应资格条件的供应商中邀请三家以上供应商参加投标。项目具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的可以采用邀请招标方式采购。

第十七条 竞争性谈判是指学校以公告方式邀请三家以上供应商就采购项目进行谈判的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以采用竞争性谈判方式采购:

(一)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或重新招标未能成立的;

(二)技术复杂或者性质特殊,不能确定详细规格或者具体要求的;

(三)非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;

(四)不能事先计算出价格总额的。

第十八条 单一来源采购是指学校从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以采用单一来源方式采购:

(一)只能从唯一供应商处采购的;

(二)发生了不可预见的紧急情况,不能从其他供应商处采购的;

(三)必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。

第十九条 询价是指学校从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商,并对其提供的报价、质量、服务等进行比较,确定供应商的采购方式。符合下列情形之一的项目,可以采用询价方式采购:

(一)货物规格和标准统一、货源充足且价格变化幅度较小的项目。

(二)未达到招标数额标准的货物类项目。

第二十条 对需要重复采购的货物,如果近六个月内已经进行过采购,在该货物市场价格相对稳定的情况下,可在履行审批程序后,采用续标或跟标的方式进行采购。

第二十一条 对需要追加采购的项目,应在采购合同履行期间,在不改变合同其他条款的前提下,由用户单位提出书面申请,经分管校领导同意后,由归口管理部门、采购主管部门、采购监督小组代表、用户单位会商一致后,与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

第二十二条  以上采购方式的含义均以《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》及相关法规政策的解释为准,所有采购方式的确定均遵照法律、法规所限定范围。                          

 

第五章 采购程序

第二十三条 项目立项、论证、审批

(一)项目立项:用户单位提出立项申请。

(二)项目论证:工程、服务类采购项目,应由归口管理部门进行市场调研。大型仪器设备采购项目,应在用户单位前期调研基础上,由归口管理部门组织专家论证。具体论证办法由归口管理部门另行制定。

(三)项目审批:

采购项目按照预算额度分级报批。审批范围如下:

1.校长办公会审批立项范围:单项或批量预算30万元及以上采购项目,均需经校长办公会议集体研究决定。

2.校长审批立项范围:确因项目完成时间紧且校长办公会不能及时研究的,可在归口管理部门组织论证基础上,分管校领导审批同意后报校长签批立项。

3.分管校领导审批立项范围:

(1)校长办公会通过年度采购计划预算外项目立项后,立项报告按校长办公会纪要由分管校领导签批;

(2)单项或批量预算30万元以下采购项目,在归口管理部门组织论证基础上,由分管校领导签批立项。

第二十四条 确定采购方式

预算金额符合本办法第十五条规定的项目,原则上应通过公开招标的方式进行采购。符合邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价情形的采购项目,可采用上述采购方式。

一般采购项目的采购方式由归口管理部门会同采购主管部门根据项目性质、规模、专家论证意见商定。用户单位申请且专家论证意见同意采用单一来源方式采购的项目,归口管理部门应将项目立项论证材料送交采购主管部门,由采购主管部门提交招投标领导小组会议审议,批准后方可实施。

开标时及开标后需变更采购方式的,须经学校采购监督小组批准。

第二十五条 采用招标方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)编制招标文件

归口管理部门根据项目需要,编制招标文件。招标文件需明确采购需求。

采购需求应当符合国家法律法规规定,执行国家相关标准、行业标准、地方标准等标准规范。采购需求应当包括采购对象需实现的功能或者目标,满足项目需要的所有技术、服务、安全等要求,采购对象的数量、交付或实施的时间和地点,采购对象的验收标准等内容。采购需求描述应当清楚明了、规范表述、含义准确,能够通过客观指标量化的应当量化。

(二)招标文件的审查

招标文件原则上需提交审计部门审核,审核时间原则上不超过7天。货物类项目招标文件采用审计部门核定的参考版本且定稿后条款没有发生实质性变化的,原则上可不需重复审核。

(三)发布招标公告、招标文件

由采购主管部门根据项目情况,按照规定在采购信息网上发布招标公告和招标文件,自招标文件发放之日起到递交投标文件截止之日,一般不得少于20天。

(四)项目答疑

根据项目需要和招标文件的规定,采购主管部门会同归口管理部门进行招标答疑并编制书面答疑文件,网上公开答复,并发给所有已报名的供应商,任何口头答复均无效。

(五)现场踏勘

需要集中踏勘的项目,需在招标文件中注明集合时间、地点,由归口管理部门负责统一踏勘。

(六)接收投标文件

投标人必须在投标截止时间前,将投标文件、相关资料、样品等递交采购主管部门,并按规定交纳投标保证金。工作人员收到投标文件后,应当认真检查投标文件的密封情况,妥善保管,不得开启。

(七)开标

开标由采购主管部门主持,招标监督小组代表现场监督,在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标前,应邀请所有投标代表检查投标文件的密封情况并确认签字。工作人员当众拆封投标文件,宣读投标人名称、投标价格及其他重要内容。

(八)评标

评标由评审小组负责。评审小组成员人数为五人及以上单数,除1名用户单位代表外,其余由技术、经济等方面的专家构成。原则上,参与前期论证的专家不可作为评审专家。专家的抽取由采购主管部门与监察部门代表共同进行,一般在开标前24小时内确定。与投标人有利害关系的人员不得参与相关项目的评标工作。评审小组组长由评审专家推选。

(九)中标公示和中标通知。中标人确定后,应将评标结果在徐州医科大学采购信息网上公示不少于3日,无异议后发出中标通知书。

第二十六条 采用竞争性谈判方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)制定谈判文件。如系重新招标未能成立的,可以招标文件作为谈判文件。

(二)发布谈判公告及谈判文件。自竞争性谈判文件发放之日起到递交响应文件截止之日止,一般不得少于7日。

(三)成立谈判小组。

(四)谈判。谈判小组在对响应文件进行评审后,与供应商分别进行谈判。在谈判中,谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。

(五)确定成交供应商。谈判小组根据谈判情况提交谈判结果,阐明对供应商的比较意见,推荐成交候选人,采购主管部门形成会议纪要。

(六)监督小组代表对竞争性谈判的全过程进行监督。

(七)结果公示及中标通知。成交候选人确定后,应将谈判结果在徐州医科大学采购信息网上公示不少于3日,无异议后发出中标通知书。

第二十七条 采用单一来源方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)制定谈判文件。

(二)成立谈判小组。人数为五人以上(含五人)的单数。

(三)谈判小组直接与供应商商定合理的成交价格及其他事项,并确保采购项目质量。采购主管部门形成谈判会议纪要。

(四)结果公示及中标通知

成交内容确定后,应将评标结果在徐州医科大学采购信息网上公示不少于5个工作日。公示内容中必须包含项目采用单一来源采购方式的充分理由。公示无异议后发出中标通知书。

第二十八条 采用询价方式采购的,应当遵循下列程序:

(一)            编制询价文件。

(二)            发布询价公告及询价文件。自询价文件发出之日起至递交报价文件截止之日止,一般不得少于7日。

(三)            组建询价小组。

(四)            询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。

(五)            确定成交供应商。

(六)            发布成交公告。

第六章 质疑与投诉

第二十九条 潜在投标人或者其他利害关系人对资格预审文件有异议的,应当在提交资格预审申请文件截止时间2日前提出;对采购文件有异议的,应当在投标截止时间10日前提出。采购主管部门应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动。

第三十条 投标人对开标有异议的,应当在开标现场提出,采购主管部门应当场作出答复,并制作记录。

第三十一条 投标人或者其他利害关系人对依法必须进行招标的项目的评标结果有异议的,应当在中标候选人公示期间提出。采购主管部门应当自收到异议之日起3日内作出答复;作出答复前,应当暂停招标投标活动。

第三十二条 投标人或者其他利害关系人认为采购活动不符合法律、行政法规规定的,可以在公示期内向学校纪检监察部门投诉。投诉应当有明确的请求和必要的证明材料。学校纪委、监察部门应当自收到投诉之日起3个工作日内决定是否受理投诉,并自受理投诉之日起30个工作日内作出书面处理决定;需要检验、检测、鉴定、专家评审的,所需时间不计算在内。投诉人捏造事实、伪造材料或者以非法手段取得证明材料进行投诉的,学校监察部门应当予以驳回,并列入不诚信投标人档案。

第七章 合同签订与履行

第三十三条 学校授权归口管理部门代表学校,遵照《中华人民共和国合同法》和其他相关法律、法规,按照平等、自愿的原则,与中标、成交供应商签订合同,确定双方的权利和义务。采购合同应当采取书面形式。合同签订具体事宜见《徐州医科大学采购合同管理办法(试行)》。

第三十四条 归口管理部门应当在中标、成交通知书发出之日起10日内,按照采购文件确定的事项,与供应商签订采购合同。采购文件要求中标供应商须交纳履约保证金的,供应商应当按照要求在合同签订前提交。履约保证金不得超过中标合同金额的10%。

第三十五条 合同的执行由归口管理部门牵头负责。

第八章 验收与付款

第三十六条 采购项目实施完毕后,应办理验收手续。项目验收由归口管理部门负责组织,用户单位必须参加。

第三十七条 货物类项目的验收以合同条款或样品为依据,按相关技术标准、质量或产品标准验收。验收合格后由验收小组填写验收报告,凡不符合验收标准的应拒收,并按合同条款索赔。货物类验收办法由归口管理部门另行制定。

工程类项目的验收按照建设行政管理部门规定的标准、方法和内容及学校的有关规定执行。按规定须通过国家认可的质量检测机构验收的采购项目,应在取得相关检测合格证后,方可组织验收。工程类验收办法由归口管理部门另行制定。

服务类项目由归口管理部门根据项目特点对服务期内的服务实施情况进行分期考核,结合考核情况和服务效果进行验收,需要时可组织进行师生满意度问卷调查。服务类验收办法由归口管理部门另行制定。

第三十八条 采购项目验收合格后,凭发票等原始凭证办理付款手续。按学校规定或合同约定须进行结算审计的工程类项目,须报审计部门审计后支付相应款项。

                            

第九章 档案管理

第三十九条 所有采购项目均应建立资料档案,采购项目资料档案应当包括从立项到合同等各个环节的全部资料,包括:用户申请、论证报告、立项审批报告(设备购置审批材料)、采购文件、评标会议纪要、合同文本 及其他相关文件、资料。采购主管部门负责采购档案资料的收集整理,并按相关规定移交学校档案管理部门。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

第四十条 通过采购代理机构进行招标的项目由归口管理部门整理,交采购主管部门归档及移交。

                         第十章 纪律与责任

第四十一条 参与学校采购工作的相关部门工作人员应严格遵守国家的法律法规和学校的规章制度,按章办事、不徇私情、公正廉洁、保守秘密,自觉接受各方面的监督。任何单位和个人有权对学校采购中的违纪违法行为进行举报。

第四十二条 学校聘请的采购代理机构违反国家法律法规、泄露秘密或与投标商家串通损害学校利益的,学校依法追究其法律责任。

第四十三条 学校对供应商实行诚信管理。参与学校采购活动的商家存在《江苏省政府采购供应商监督管理暂行办法》规定的失信行为和不良行为的,经学校采购主管部门、监察部门、归口管理部门、协同部门等确认,并报校招投标工作领导小组批准后,记入其诚信档案,视情节轻重,给予警告、扣分、不退还投标保证金、一定期限内拒绝其参加学校采购活动等处罚。给学校造成损失的,依法追究其法律责任。

第十一章 附  

第四十四条 本办法由招投标工作办公室负责解释。

第四十五条 本办法自2017年1月1日起执行。此前相关规定同时废止。

 

 

附件【附件1:徐州医科大学集中采购目录(2017年版).doc已下载
附件【附件2:徐州医科大学采购流程图.doc已下载

 

 

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