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徐州医科大学采购合同管理办法(试行)
2017-02-17 15:34   审核人:

徐医大〔2016〕135号 

第一章 总 则

第一条 为贯彻落实和推进依法治校,规范学校采购业务活动,预防和减少采购合同纠纷的发生,维护学校合法权益,促进学校事业健康发展,根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等法律法规,结合学校实际制定本办法。

第二条 本办法所称采购合同,是指以徐州医科大学名义对外发生采购行为,与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间,为实现一定的经济目的,设立、变更、终止经济权利义务关系的协议。

第三条 本办法所管理的合同仅包括货物类、工程类、服务类等经过采购流程的经济往来合同 

第四条 徐州医科大学合同专用章由招投标工作办公室(以下简称招标办)代为管理,学校及其法人代表授权归口管理部门和协同部门负责人代表学校签署采购合同。任何单位和部门不得使用公章代替合同专用章签署采购合同。

 第二章 合同的范围

第五条 校长全面领导合同管理工作,分管校领导、学校相关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理职责。

第六条 校长作为法人单位代表,是合同的法定签署人。校长依法授权其他校领导或部门负责人签署合同。法定代表人授权文件为校长授权他人代为签署合同的唯一形式。

第七条 校长办公室受校长委托负责办理法定代表人授权文件。

第八条 采购合同具体分类如下:

(一)货物类合同:包括教学科研设备、一般设备、实验器材、耗材、药品、图书、教材、软件、教学用品、办公用品、家具、资产处置及等项目的合同。

(二)工程类合同:包括新建、改建、扩建、修缮、绿化、拆除等工程项目的勘察、设计、施工、监理,以及与工程建设有关的设备、材料等工程项目的合同。

(三)服务类的合同:包括餐饮商贸、物业管理、房屋租赁保洁、保安、绿化养护、防虫除害、安全监测、车辆驾驶、学生公寓用品、各类服装生产加工等服务外包项目的合同。

学校授权委托以下部门代表学校签订相关采购合同:

(一)学校授权国有资产管理处负责人签订或牵头会签货物类合同和相应工作范围内的服务类合同。

(二)学校授权基本建设管理处负责人签订新建、改建、扩建的工程类合同。

(三)学校授权后勤管理处、西校区综合管理办公室负责人签订或牵头会签相应工作范围内的修缮、改造等工程类合同及相应工作范围内的服务类合同。

混合类合同签订,由以上被授权的归口管理部门负责人根据混合类别中占比额牵头或联合会签,相关业务部门为会签合同的协同部门。

 第三章 合同的订立

第九条 按学校规定进行采购的项目,其采购文件、开标材料、中标通知书、中标人的投标材料、洽商记录等作为合同订立的重要依据。

第十条 合同的订立均应采用书面形式,被授权归口管理部门应优先采用国家行业管理部门统一制订的标准文本合同,也可参考使用学校采购主管部门统一制订、经审计部门审定的格式化版本合同(参考范本)。

第十一条 合同内容应完整,合同要素应齐全,文字表达应严谨。货物类和服务类的合同要明确标的、型号、规格、数量、价格、质量、履约期限、地点和方式、双方的权利和义务、付款方式、违约责任、售后和质保、解决争议的方法等条款;涉及工程类的合同还应包括工程概况、承包范围、工期、工程质量标准、工程结算方式、付款方式、工程量变更依据、工期延误违约责任等条款。

第十二条 合同原则上不得对集中采购招标过程中已确定的重要内容作出变动和更改。同价增减采购数量不得超过确定数量的10%,如遇特殊情况,确需调整采购内容和数量的,需用户单位采用书面形式加以说明,报归口管理部门,并按相关程序审批。如需审计再按照学校审计相关规定重新审核确认。

第十三条 合同的审查程序:

(一)采购合同审查,遵循分类管理、突出重点、兼顾效率原则,由审计处负责。

货物类合同审查重点前置,由审计处审查确定格式化版本。凡使用审计部门审定的格式化版本合同,核心条款发生变化的必须送审;核心条款未发生变化的,可不再送审。

工程类(包含工程和设备混合类)采购合同因涉及工程量清单及市场造价信息,应重点审查、全程参与、严格把关。重点对项目立项情况、标书编制以及合同具体内容、条款、付款方等进行可行性、必要性、合理性审查。工程类服务类项目采购合同必须送审计部门审核。

(二)采购合同审查具体程序遵从学校审计部门有关经济合同(协议)审签的相关规定。

第十四条 采购合同签署,遵循主体对应、前后一致、责权统一原则,由被授权归口管理部门在合同签订前,严格审查对方当事人的主体资格、委托代理权限、履约保证金缴纳情况等,核查合同内容中数量、质量、履约期、质保期、罚则等条款,与事前论证意见、标书主要数据的一致性,确保合同条款合法合规后签字。

第十五条 审核通过后的采购合同文本,应由被授权归口管理部门负责人签名、填写日期; 需联合会签的合同,归口管理部门应联合协同部门负责人同时会签。合同专用章由招标办合同管理科负责具体管理,并只为经编号的合同文本加盖徐州医科大学合同专用章

第十六条 重大经济合同,原则上应由分管校领导或主要领导加签。法律、行政法规有明确规定的,还应依其规定进一步办理合同上报批准、登记等手续。

第四章 合同的履行

第十七条 合同签订后,即具有法律效力,双方应当全面履行。被授权归口管理部门、用户单位应依据合同条款督促对方履约,严格监管履约过程,严把供货、施工、质量、验收、付款等控制环节。

第十八条 合同生效后,如有约定不明确的内容,可以签订补充协议加以约定。

第十九条 在合同履行过程中,确需变更、补充或解除合同的,应经双方协商后,签订变更、补充或解除合同文本,其文本作为合同文本归档的重要组成部分。

第二十条 计财部门办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款,按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,计财部门有权拒绝付款。

第五章 合同的归档

第二十一条 合同作为学校对外经济活动的重要法律依据,相关部门及人员应当妥善保管并保守合同商业秘密。

第二十二条 合同由招标办负责归集和立卷归档,相关部门根据业务需求留存。

第二十三条 招标办应充分利用信息化手段建立合同文本统一分类和连续编号制度。建立完整的合同管理台帐,台帐中应详细记录合同编号、合同名称、合同金额、签署日期、生效日期、合同签约方等主要内容。同时,应建立合同电子文档库。

第二十四条 招标办应及时将合同按档案管理规定移交学校档案馆,不得随意处置、销毁或遗失。移交合同应建立清单交接核验及签字确认制度。

第二十五条 学校相关职能部门负责对合同履行过程进行监督检查,并注意防范合同履行过程中的法律风险。合同履行过程中出现争议等问题的,应积极与对方协商解决;协商不成的,或发现可能严重影响合同履行的情况,应及时上报并通过法律途径解决。处理合同纠纷时,应书面授权有关部门或个人办理,未经授权不得向对方做出实质性答复或承诺。

第六章 合同的责任

第二十六条 未经学校授权,任何单位、部门及个人均严禁私自订立合同,对违反者依照有关规定,学校将追究责任人的行政责任和经济责任;触犯法律的,依法移送司法机关处理。

第二十七条 订立、履行合同过程中,因不负责任造成学校损失的,依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任;触犯法律的,依法移送司法机关处理。

第二十八条 泄露合同秘密或学校商业秘密的,依照有关规定追究责任人的行政责任和经济责任;触犯法律的,依法移送司法机关处理。

第七章 附 则

第二十九条 本办法由招投标工作办公室负责解释。

第三十条 本办法自2017年1月1日起执行。

 

 

 

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